L’externalisation des services RH est très courante au sein des entreprises. Nombreuses sont en effet ces entreprises qui externalisent une partie de leurs activités dans le but d’améliorer leur performance. Levier important de la stratégie d’une entreprise, la formation professionnelle peut également être externalisée. Qu’entend-on par externalisation de la formation professionnelle ? Toutes les formations peuvent-elles être externalisées ? Quels sont les avantages de l’externalisation de la formation professionnelle ? Cet article vous dévoile les réponses à ces différentes questions.
Sommaire
Externalisation de formation professionnelle : comprendre le concept
Encore nommée outsourcing, l’externalisation consiste à confier une partie ou la totalité d’une fonction de l’entreprise à un prestataire extérieur.
Plus précisément, l’externalisation de la formation professionnelle est une forme de gestion de la formation dans une entreprise. C’est le fait de déléguer une partie ou la totalité du dispositif de formation de l’entreprise à une société extérieure. Bien entendu, la mise en œuvre de l’externalisation de la formation est sous la responsabilité du service RH. L’externalisation de la formation professionnelle n’est pas une sous-traitance. C’est une activité de service qui s’inscrit dans la durée et qui varie selon les besoins de chaque entreprise. Elle couvre trois domaines principaux que sont :
- La gestion administrative ;
- L’organisation de la formation ;
- L’aide à la conception de la politique de formation.
Le prestataire sera notamment chargé de mettre en route le plan de formation de l’entreprise sur la base du contenu du contrat. Selon les prescriptions du cahier des charges, il doit aussi fournir à l’entreprise les moyens humains et techniques nécessaires. Il faut préciser que l’externalisation de la formation peut nécessiter l’utilisation d’un outil ou système de traitement d’informations efficace. Ce système LMS (Learning Management System) peut appartenir à l’entreprise ou être déployé par le prestataire. Le prestataire peut également intervenir en tant que conseiller auprès du service RH de l’entreprise. Dans tous les cas, c’est le contrat d’externalisation qui précise les modalités des tâches et missions du prestataire. Le contenu des formations, les interlocuteurs, les données, le coût, le délai, le format sont autant éléments qui doivent y figurer. Pour mieux comprendre l’externalisation professionnelle ou vous offrir les services un organisme spécialisé en la matière, vous pouvez consulter https://www.developinvest.com/.
Les objectifs de l’externalisation de la formation professionnelle
- La base de données unique (BDU) ;
- Le compte personnel de formation (CPF) ;
- La déclaration sociale nominative (DSN) ;
- Le compte personnel de prévention de la pénibilité…
Un deuxième objectif visé par l’externalisation de la formation est la rationalisation de la gestion budgétaire. En effet, face à la conjoncture économique qui sévit, il faut impérativement mieux maîtriser le coût des activités des services des RH. La fonction de formation ne déroge pas à ce principe et l’externalisation de la formation permet de réduire les coûts. Elle permet notamment de diversifier la gestion de la formation et de diminuer les charges et les dossiers à traiter en interne.
L’externalisation de la formation aide également à réorienter plus efficacement les ressources internes de l’entreprise. Elle permet de s’investir plus sur les tâches générant de la valeur ajoutée (économique et sociale) pour l’entreprise. De fait, elle contribue à l’amélioration et la maximisation de la productivité de l’entreprise.
Ajoutons aussi que bénéficier de cette prestation est un avantage indéniable, car le marché gagne de plus en plus en maturité. Nombreux sont les prestataires qui ont fait leurs preuves en fournissant des formations et accompagnements de qualité et personnalisés. Plusieurs entreprises témoignent même des bienfaits de l’externalisation de la formation professionnelle. Alors, si ce service apporte un grand plus à une organisation, il n’y a aucune raison de ne pas en profiter.
Quelles sont les formations qui peuvent être externalisées ?
Il existe une multitude de déclinaisons de formations professionnelles. Contrairement à ce qu’on peut penser, toutes les formations ne peuvent être externalisées. Une entreprise sérieuse ne peut en aucun cas déléguer toutes ses activités de formation à un prestataire externe. En effet, les formations dites stratégiques doivent être exécutées en interne. Les formations sur les relations sociales, le développement des compétences, et l’ingénierie pédagogique en sont des exemples. Dans la plupart des cas, les entreprises externalisent les formations se rapportant à la gestion administrative. Outre les formations incluses dans la gestion administrative, voici d’autres formations qui peuvent être externalisées :
- Le pilotage des budgets ;
- L’évaluation et le reporting ;
- Le sourcing et le management des prestataires ;
- La gestion du cycle des achats ;
- La mise en œuvre des déclarations légales ;
- La planification des formations ;
- L’organisation et la formation sur la gestion logistique ;
- La réalisation des déclarations légales…
On peut aussi associer l’externalisation de la formation professionnelle avec d’autres prestations utiles. Il s’agit de la formation des formateurs, l’aide à la conception de programmes pédagogiques ad hoc, le coaching des responsables formations… On peut également retenir la prise en charge du cycle des achats ainsi que l’aide au reengeniring des processus formation. En tout état de cause, l’offre de service proposée par le prestataire doit être évolutive et adaptée aux besoins de l’organisation.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la formation professionnelle ?
Nombreux sont les avantages que procure l’externalisation de la formation professionnelle dont les principaux sont :
- L’optimisation de la planification et de la performance opérationnelle ;
- La diminution des coûts de formation ;
- L’obtention d’une réelle expertise dans le domaine de formation ciblée ;
L’optimisation de la planification et de la performance opérationnelle
Le marché professionnel est très exigeant. Pour exister, les entreprises doivent impérativement s’adapter à l’environnement concurrentiel qui est très dynamique. Pour y parvenir, il est impératif de former continuellement le personnel de l’entreprise. Le processus de formation des collaborateurs d’une entreprise s’inscrit donc dans la durée. À cet effet, une bonne planification de la formation et de la gestion administrative/logistique est requise. La réalisation des différentes opérations implique la mise en œuvre de plusieurs sous-tâches dont :
- Les inscriptions des participants ;
- La réservation des salles ;
- La conception et l’envoi des convocations ;
- Le respect des conventions ;
- La gestion des règlements OPCA et des demandes de prise en charge ;
- L’installation du système informatique pour la gestion des données ;
- La réalisation des évaluations et la rédaction des attestations…
Réaliser toutes ces opérations en interne nécessite une organisation rigoureuse et la mise en œuvre d’une méthodologie efficace. En faisant appel à un prestataire externe, on a de meilleures chances de planifier efficacement ses différentes opérations. Ce prestataire maîtrise tous les rouages et fournit l’expertise idéale pour une gestion irréprochable et de qualité de la formation professionnelle.
La diminution des coûts de formation
L’externalisation diminue aussi le temps qu’elle consacre à ces genres d’activités. Par le biais de l’externalisation de la formation, l’entreprise transforme les frais internes fixes en coûts flexibles totalement maîtrisables. En effet, l’entreprise a une idée du coût de l’externalisation. Elle peut tenir compte du budget pour négocier les frais de formations ou contrôler la durée et la fréquence des formations.
En conséquence, elle réduit considérablement ses dépenses et optimise ses revenus, car elle se concentre seulement sur ses activités vitales. Ainsi, l’externalisation de la formation professionnelle permet l’optimisation des coûts.
Obtenir une réelle expertise dans le domaine de formation ciblée
La meilleure formation ne peut être délivrée que par un expert. Ainsi, pour offrir au personnel d’une entreprise une formation de qualité, le recours au service d’un expert est recommandé. Le prestataire externe offre un accompagnement personnalisé durant tout le processus organisationnel de la formation. Il s’assure que la stratégie de formation de l’entreprise est conforme aux exigences du cadre légal. De plus, il fournit son expertise pour la mise en œuvre des prestations suivantes :
- La gestion opérationnelle du plan de formation ;
- L’audit du service de formation de l’entreprise ;
- La mise en place de la plateforme permettant une gestion efficiente de la formation…
De façon globale, l’externalisation de la formation professionnelle permet de bénéficier de la parfaite expertise dans un contexte de marché complexe. Outre ces trois grands avantages, en externalisant la formation professionnelle, on profite aussi de :
- Une bonne stabilité et fluidité des processus d’administration ;
- Une meilleure ou complète sécurisation de la gestion de la formation ;
- Une amélioration des prestations de chaque collaborateur de l’entreprise et des services rendus aux managers…
L’externalisation d’une partie des fonctions d’une entreprise est très répandue. Plus de 80 % des entreprises françaises ont recours à l’externalisation. De plus en plus en vogue, l’externalisation de la formation professionnelle offre de nombreux avantages. Elle permet l’optimisation des coûts liés à la gestion de la formation. Elle offre par ailleurs plus de souplesse et de flexibilité dans la gestion administrative de l’entreprise. Par l’externalisation de la formation, l’entreprise bénéficie également de conseils et d’une bonne expertise en gestion de ses activités vitales.
